Преимущества внедрения ECM-систем

CM (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом) — это набор технологий, используемых для сбора, управления, хранения, защиты и доставки информации, относящейся к бизнес-процессам компании. Инструментарий ECM обеспечивает управление структурированной и неструктурированной информацией вне зависимости от ее места нахождения и предназначен для создания единого информационного пространства компании.

ECM подстраивается под бизнес-логику компании и позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы, предлагает более гибкие настройки для маршрутов движения документов. В отличие от классической СЭД, в которой настройки для бизнес-процессов ограничены, а рабочим объектом является документ, а не контент.

В качестве ECM-системы для своей компании мы выбрали и внедряем ECM-систему Directum RX. Она позволяет нам работать с неструктурированной информацией, создавая единое информационное пространство компании.

Кроме того, с ее помощью мы смогли автоматизировать собственные бизнес-процессы, а не подстраиваться под готовое решение. С помощью механизма workflow наша ECM-система обеспечивает эффективную организацию и контроль бизнес-процессов компании.

Какие преимущества от внедрения ECM мы получили? Во-первых, изменился уровень развития корпоративной культуры: повысилась ответственность у сотрудников, улучшилась дисциплина внутри компании. Второе преимущество — безопасность, поскольку система дала возможность четко разграничить права пользователей. Третье преимущество — бизнес-процессы стали более прозрачными, сократились время на согласование и сроки решения задач, поскольку все это теперь можно настроить и контролировать в системе.

Отдельно отмечу важность правильного выбора ECM-системы. Она должна соответствовать целям бизнеса, быть простой в использовании, интегрироваться с имеющимися в компании информационными системами, быть гибкой, обеспечивать безопасность работы с данными. Очень важно корректно оценить затраты на содержание ECM-системы. Например, поддержка и развитие нашей ECM-системы Directum RX требует серьезных расходов. Мы взяли в штат своего разработчика для ее развития и корректного функционирования. Поэтому обязательно нужно посчитать сумму затрат на закупку и последующее содержание ECM-системы. При подсчете стоимости владения следует учитывать стоимость лицензий, внедрения, поддержки, дополнительных компонентов и готовых решений.

Примеры внедрения отечественных ECM-решений для цифровизации

Решение о покупке и внедрении ECM-решения в нашей компании было принято в 2018 году. Однако полноценное внедрение системы началось с 2019 года, когда мы начали разработку и внедрение нового модуля «Внутренний аудит», который первоначально отсутствовал в системе Directum RX, но был очень актуален для цифровизации бизнес-процессов внутренних проверок, проводимых нами с 2012 года и жизненно необходимых нашей компании для поддержания высокого уровня качества оказания медицинской помощи пациентам. Весь документооборот по внутренним аудитам был бумажным и необходимо было его цифровизовать. И цифровизация бизнес-процессов внутреннего аудита оказалась локомотивом для внедрения ECM-системы, потянула всю компанию в сторону цифровизации.

Также мы применили ECM-решение для цифровизации бизнес-процессов подбора персонала: от заявки на подбор сотрудника до его приема на работу. Сейчас это практически бесшовный бизнес-процесс. Мы реализовали в системе даже запись соискателя в расписание специалиста по кадрам для трудоустройства на определенном этапе выполнения бизнес-процесса. Кроме того, у нас автоматизирован документооборот процесса наставничества.

Одним из важнейших этапов цифровизации у нас стала автоматизация договорного процесса. Изначально в системе Directum RX был договорной модуль, но нам необходимо было адаптировать его под свои нужды с учетом лучших практик, существующих на рынке, а также с учетом нашего подхода к управлению рисками. Кроме того, нам нужно было интегрировать договорной блок Directum RX с нашей ERP-системой и осуществить запуск внешнего ЭДО с контрагентами. По факту мы провели серьезный реинжиниринг наших договорных процессов, оптимизировали их, адаптировали имеющийся в ECM-системе блок под разработанные бизнес-процессы, не «ломая» систему излишней кастомизацией, параллельно разработали новый регламент договорной работы с учетом новых возможностей.

Кроме того, ЕСМ-систему мы используем для ведения проектов открытия новых бизнес-единиц, планирования совещаний и выдачу поручений по их итогам, организации командировок, бронирования помещений и транспорта и многого другого.

Одним из наших последних реализованных решений по цифровизации в ECM-системе является автоматизация бизнес-процессов линейного контроля. Подробнее о линейных проверках государственных медучреждений написано на портале CFO Russia.